Esta convocatoria actualiza la anterior que se suspendió con motivo de la declaración del estado de alarma. Los capítulos que presentaron solicitud al amparo de la anterior convocatoria deben volver a presentarla confirmando el presupuesto y las actividades propuestas o adaptándolas a la nueva situación en que se desarrollarían.

La Directiva de la Sección Española del IEEE ha aprobado conceder un máximo de 5 ayudas anuales de hasta 500€ por capítulo para fomentar la actividad dentro de los mismos, hasta agotar los fondos presupuestados.

1.- Condiciones y requisitos

1. Para optar a dicha ayuda será necesario aportar un breve informe preliminar de actividad donde se recojan, como mínimo, los siguientes puntos:

  • Nombre del Capítulo solicitante.
  • Fecha de celebración de la actividad.
  • Objetivos de la actividad.
  • Número de miembros del capítulo involucrados en la organización del evento.
  • Estimación del número de asistentes (miembros de IEEE y otros).
  • Presupuesto detallado de los gastos.
  • Modalidad: presencial / online. Si fuera presencial, se aportará un plan de contingencia y con presupuesto ajustado para poder realizarlo online en caso de que no fuera posible durante las fechas de la actividad.

Con esta información, la comisión evaluadora valorará las distintas propuestas recibidas, en base a:

  1. Impacto estimado de la reunión/actividad
  2. Solicitud de DL (Distinguished Lecturer) en conjunto con otros capítulos o instituciones, organización de sesiones especiales y/o desarrollo de la reunión del capítulo.
  3. Interés de los objetivos a tratar.
  4. Ponentes invitados.
  5. Número de asistentes esperados.
  6. Concesión previa de la ayuda en años anteriores y uso de la misma.
  7. Otra información relevante (colaboración con otros capítulos y grupos afines como WIE, YP o SB).

2. Para poder optar a las ayudas y hacer efectivo el pago de las mismas, la propuesta debe cumplir estos SIETE puntos:

  1. Que el capítulo esté al día con sus informes anuales.
  2. Que se haya entregado el informe preliminar de actividad solicitado.
  3. Que dicha actividad haya sido notificada con tiempo a la Sección Española de IEEE con objeto de darle publicidad entre todos sus miembros, a través de los distintos medios disponibles: e-Notice, página web y redes sociales. Para ello será necesario enviar un correo electrónico a: ieeespain@ieee.org, con un plazo mínimo de 15 días antes de la fecha de celebración del evento, indicando: nombre del evento, nombre del capítulo organizador, localización del evento (lugar si fuera presencial, URL si fuera online), fecha y hora de la celebración y cualquier otra información relevante que se requiera para poder asistir al mismo.
  4. Que, adicionalmente, el Capítulo haya publicitado el evento entre todos sus miembros a través de e-Notice.
  5. Que dicha actividad quede registrada en su llamamiento a través de IEEE vTools Meeting System para que sea una actividad oficial.
  6. Que, una vez realizada la actividad, se elabore el informe final a través de IEEE vTools Meeting System, rellenando y enviando el formulario L31.
  7. Que se envíe una reseña en forma de breve artículo de prensa, incluyendo foto de evento con participantes, para ser publicada en la web de la Sección Española del IEEE (www.ieeespain.org).

3. Los gastos elegibles:

  1. En el caso de actividades presenciales, tendrán que celebrarse de acuerdo con las condiciones y normativa de los lugares de celebración. Se cubrirán gastos derivados de la organización como desplazamiento y alojamiento de ponentes invitados, reserva de salas de conferencias y gastos de impresión de cartelería.
  2. En el caso de actividades online, se cubrirán gastos derivados de contratación de servicios de difusión de video, traducción, maquetado digital y material audiovisual divulgativo relacionado con la actividad. Se prestará especial atención a que las propuestas justifiquen porqué la actividad no puede realizarse con herramientas software de libre distribución o servicios gratuitos ofrecidos por IEEE tales como WebEx para la emisión online, entre otros. 
  3. Para cualquiera de las modalidades anteriores, cualquier otro gasto tendrá que ser justificado y razonado en la propuesta presentada para ser evaluado por la comisión.

La ayuda se liberará una vez que la actividad haya sido realizada y se cumplimenten las condiciones anteriormente expuestas.

2. Periodo de Solicitud y forma de envío

Del 21 de julio al 9 de agosto de 2020, enviando la propuesta por correo electrónico al coordinador de capítulos: Enrique Romero Cadaval (eromero@unex.es) con copia al presidente de la Sección: Oscar Bonastre (ombonastre@ieee.org).

3. Resolución

Se hará pública antes del 31 de agosto de 2020, a través del envío de un correo electrónico al Chair del Capítulo y la publicación de la lista definitiva en la web de la Sección Española del IEEE. La comisión evaluadora estará formada por el Vicepresidente, el Coordinador de Capítulos y el Coordinador de Actividades Técnicas de la sección.

4. Pago de las ayudas y justificación

Presentación de factura original (o en su defecto, escaneada) de los conceptos presupuestados en el informe preliminar de actividad enviado con la solicitud, por importe igual o inferior a la ayuda concedida.

Se efectuará el pago en la cuenta bancaria del capítulo, persona responsable del pago de la factura, o directamente se pagará la factura a la empresa que realice el servicio.

Los datos para facturación son:

Sección Española del Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE)

ETSI Telecomunicación, UPM                 

Avda Complutense, Nº 30

28040-Madrid

CIF: G28678167